プロジェクト・マネージャーに問われる「心得」

記事をシェアする:

著者：濱田 弘之
理事：グローバル・ビジネス・サービス事業本部、通信・メディア・公益デリバリー事業部

テクノロジーの進化を背景にシステムのクラウド化はもちろん、社会インフラのデジタル化が急速に加速する中、ITプロジェクトの難易度は増してきており、プロジェクト・マネジャー（以下PM）は、常に変動要素が多数ある困難な状況下でプロジェクトの計画を立案し、実行しなければならないケースが増えてきているのではないかと感じています。

プロジェクトの難易度をあげている新しい要素として「最新技術の適用」「パッケージやクラウドサービスの適用」「既存システムとの連携」など、ソリューションやアーキテクチャーの方向性を決めるに際に選択肢や制約が多い事はもちろん、選択肢が多いが故にステークホルダーの期待値や要件が変動するようなケースも、少なくないと実感しています。

一方で、不確実で変動する要素を含むプロジェクト・プランに基づいて遂行しなければならないにも関わらず、PMはプロジェクトの成功に責任を持たなければなりません。ここで言う「プロジェクトの成功」とは、言うまでもなく変化を成し遂げる事をゴールとしているお客様の目的・目標の達成です。

私がPMとしてプロジェクトを遂行する際には常にこの成功にこだわってきました。私達ITに携わる者のやりがいは、企業・社会の劇的な変化や効率化に直接携われることだと思いますし、それに誇りを持っています。

この責務を全うし他では味わえない達成感を得る為に、PMに最も意識してもらいたいポイントについてお話ししたいと思います。

プランニング

プロジェクトマネジメントの定義やPMに必要とされるケイパビリティが一般的になってきた今日、「プロジェクト計画」と聞いて作成する計画書の種類やコンテンツはすぐにイメージできると思いますし、PMIが発行するPMBOKには知識体系として明確に定義されていますので、そこから体系立てて適用することが可能です。

では、プランニングで重要なことはなんでしょうか？

私はプランニングとは単に計画書を作ることではなく、プロジェクトを完遂まで導く「戦略と意志を反映したもの」でなければならないと考えています。

例えば、見積諸元から見積し、成果物定義、WBS、要員計画、マスタースケジュールなどを作成することはエンジニアリングの観点からも重要で最低限必要なことですが、それだけでは単に物事の起きる順番を表したスケジューリングに過ぎません。また、その精度という観点ではプロジェクト開始時、ましてや提案時においては”電車の時刻表並みに”完璧で精緻な計画を作成することは困難ですし、ITの世界では、ほぼ不可能に近いことなのは言うまでもありません。だからといって、いい加減なプランを作って良いということではありません。

コンクリートな計画の作成がプランニングではない（＝「プランニングできません」という表現がいかにナンセンスか）ということを前提に考えると、「何を考えなければならないのか」が自ずと明確になってくるのではないかと思います。

戦略に基づいたプランニングとは「完璧なスケジュールを作成する」ことではなく、また不確実性を排除するあまり、自衛的な思考に陥りがちなので、お客様の視点で「目的・目標」をしっかりと定義をして、その目的を実現するためにどうするのか？を考えることです。

合わせて、そこに反映されるPMの強い意志とは、確実なもの（または確実と考えるもの）を明記し実行するための計画を作成すると同時に、「不確実なものは何か？」「変動要素は何か？」「外的要因は何か？」「制約事項は何か？」などを自ら洗い出し、それらに対する対応策を徹底的に検討し、自分の言葉で明記することが重要だと考えています。

その上で、それを「戦略としてチームおよびステークホルダーと共有する」ことが意識していただきたい最も重要なポイントです。

バランス感覚と期待値コントロール

プランが共有できたら、次は実行です。多様なスキルやケイパビリティが必要とされるプロジェクトの実行において、PMに求められる最も重要で困難な役割は、チームの多様な人材の能力を最大限に引き出し、ステークホルダーをマネージし共通のゴールに導くことだと思います。

不確実で変動する要素を含むプロジェクトでは前提や制約をおいてプランニングする必要があることは前述の通りです。一方でどれだけ明確に記載してもステークホルダーごとに暗黙の期待値が異なる可能性があるということを理解しておく必要があります。場合によっては明確なはずのスコープ定義や要求事項においても同様の可能性があると考えておく必要があります。

プロジェクトの成功に責任を持つPMには、前提や制約を防衛線ではなく会話のスタートラインとし、要求は凍結するものではなく管理するものであることを理解した上で、「異なる期待値を、バランス感覚を持ってコントロール」する必要があることを常に意識してもらいたいと思います。ここでも、戦略性の高いコミュニケーションと意志を持ったメッセージングが重要となってきます。

最後に

プランニングにおいても、実行時の期待値コントロールにおいても、前提事項や制約を「防衛線」と考えて固執するあまり、プロジェクトの目的・目標を達成できなければ意味がありませんし、スコープを拡大してプロジェクトが完了できなくなっても意味がありません。どちらにしてもPMの責務を全うしたと言えません。要はバランス感覚が重要です。

プロジェクトの目的・目標を達成することにより、企業・社会の変化の一翼を担うことがPMのやりがいだと思います。その為にも、プロジェクトの成功に責任を持つPMにはプロジェクトの目的を達成する為、常に「戦略と意志を持ってプランニングする」、それを「戦略としてステークホルダーと共有する」ことを心がけ、「バランス感覚を持って期待値コントロール」を実践してほしいと思います。それによって素晴らしい達成感を味わえると思います。