Hvordan lykkes med heldigitale globale konferanser?

Share this post:

Hvordan løser man utfordringen med å samle over 95 000 deltakere til konferanse i en tid der avgjørende smittevernstiltak hindrer mennesker å møtes? Her er fem tiltak som bidro til at IBM Think Digital 2020 ble et vellykket helvirtuelt arrangement.

Hvert år pleier IBM å avholde sin globale årskonferanse «Think» i San Fransisco. I fjor deltok over 30 000 deltakere fra hele verden. Da Covid-19-pandemien inntraff visste vi alle at årets konferanse ville bli helt annerledes enn før – men også viktigere enn noen gang. At den skulle bli så vellykket turte vi så vidt å håpe på.

Den globale helvirituelle konferansen «Think Digital 2020» gikk av stabelen i begynnelsen av mai. Over to dager, 5. – 6. mai, fikk over 95 000 deltakere fra hele verden gratis tilgang til flere hundre digitale sesjoner av foredrag, live-arrangementer, caser og chatforum. Nærmere 400 kunder og partnere fra Norge deltok i konferansen og tilbakemeldingene har vært fantastiske. Arrangementet demonstrerer en helt ny måte å gjennomføre digitale konferanser på som vil bli gjeldende også i en verden etter Covid-19.

Helvirituelle konferanser er selvfølgelig ikke et perfekt substitutt for fysiske konferanser. Mye av formålet med konferanser handler om å kunne møte fysisk, snakke sammen, bygge relasjoner, og hygge seg. Ikke alt kan gjenskapes digitalt, men mye kan, og noen aspekter er kanskje til og med bedre med virtuelle konferanser, hvert fall hvis de gjennomføres på en smart måte. Her er fem tiltak som IBM gjorde for å bidra til et vellykket digitalt arrangement:

• Bruk av en god digital plattform

En god konferanse krever interessant innhold, et lett forståelig format og gode muligheter for samhandling og interaktivitet. Dette sikret vi gjennom å bruke IBM Watson Media Platform. Plattformen er utviklet ved hjelp av IBMs egen teknologi og kan lett adapteres til andre virksomheter. En av fordelene ved bruk av denne plattformen var at vi kunne live-oversette samtlige av arrangementene til fem språk, slik at flest mulig fikk tilgang til innholdet på eget morsmål.

• Alle live-arrangementer ble lagt ut i etterkant

Selv om alle deltakerne fikk muligheten til å se alle live-arrangementer i sanntid ble også disse lagt ut i etterkant på IBMs nettside. Ved å legge ut innhold i etterkant sikrer man at flere får nytte av ekspertisen og det faglige innholdet, selv om live-arrangementet ikke passet tidsmessig for alle. Deltakerne får da også mulighet til å stoppe opp, spole tilbake og se foredraget i sitt eget tempo.

• Tilpasninger med hensyn til ulike tidssoner.

Ettersom konferansen ble gjennomført i henhold til amerikansk tidssone, forstod vi at vi måtte lagge et digitalt program som også var tilpasset europeiske deltakere. Dette løste vi ved å sette opp YouTube-sendinger begge dager før klokken 8 CET, som oppsummerte høydepunktene fra kvelden før. Vi satt også opp digitale pressearrangementer som var tilpasset europeisk tid.

• Gode muligheter for interaktiv samhandling

IBM Watson Media Plattform gjorde det også mulig å opprette chatforum og meldingssystemer som tillot deltakerne å kunne diskutere synspunkter og erfaringer med hverandre eller diskutere komplekse problemstillinger direkte med eksperter og foredragsholdere.

• Fokus på digitale kampanjer

Det er alltid en fare for at et helvirtuelt arrangement representerer en teknologisk barriere for mange potensielle deltakere. Ikke alle har deltatt på slike arrangementer tidligere. Det var derfor svært viktig å legge mye innsats i digitale kampanjer som kunne bidra til å opplyse og senke terskelen for å delta. Gjennom #Think2020challenge oppfordret vi for eksempel folk på sosiale medier til å vise hvordan man kunne delta på konferansen hjemmefra.

Teknologiske løsninger for en bedre og tryggere hverdag under Covid-19

Konferansen i år hadde fokus på hvordan innovativ teknologi kan hjelpe bedrifter og samfunnet til å takle effektene av Covid-19. Hovedtemaene relaterte seg til forskning tilknyttet virusbekjempelse, teknologiske løsninger som hjelper bedrifter å tilpasse seg «den nye normalen», digitale læringsverktøy og utvikling av teknologiske løsninger som bidrar til å hverdagen enklere og tryggere under pandemien.

Et eksempel som ble trukket frem var Safe Queue, et digitalt køsystem som sikrer at man slipper å utsette seg for unødvendige smittefare ved å fysisk stå i kø når man for eksempel skal i butikken. Løsningen har naturligvis også stor relevans også etter at Covid-19 er bekjempet.

Til høsten skal vi gjennomføre Think Digital 2020 her i Norge, og vi tar med oss alle erfaringer fra årskonferansen for å skape nok en digital suksess.

Ta gjerne kontakt om du eller din virksomhet er interessert i å lære mer om hvordan Watson Media Platform kan styrke deres digitale konferanse.