Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter

Share this post:

Tänk om jag kunde bygga vidare på vad någon annan gjort. Utan att behöva börja om på ruta Ett!

Vem har inte känt så? När tiden varit knapp, klockan varit mycket eller man harvat med något tungt och tråkigt som måste ha gjorts tidigare och finnas någonstans.

I mitt förra blogginlägg skrev jag om hur ökad öppenhet och bättre onlinesamarbete kan hjälpa oss att övervinna utmaningar och svårigheter. Det kan också hjälpa oss att spara tid. Tid som vi kan använda till något bättre.

Detta är fjärde blogginlägget av sex om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera öppet och samarbeta online istället för att särarbeta.

These blogposts are also available in English at https://thesocialswede.wordpress.com/

• Inledning: När hjulen snurrar snabbare blir människan viktigare än någonsin
• Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion
• Tålighet – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar
• Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter
• Ökad utväxling – tack vare mer direkta kommunikationskanaler
• Engagemang, Inspiration och Innovation – det bästa i långa loppet för både kunder och medarbetare

Kan tyckas onödigt att behöva uppfinna hjulet igen…
Cartwheel, Ulster American Folk Park. Foto:Kenneth Allen, licens: CC BY-SA 2.0

Bygg vidare i stället för att bygga om

En organisation behöver inte vara särskilt stor förrän man börjar ”återuppfinna hjulet”, åtminstone i det lilla. Ju större organisationen blir desto oftare händer det och desto mer omfattande kan dubbelarbetet och förvirringen bli.

En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens.

Det behövs bara tre saker för att det ska börja fungera:

1. Att medarbetarna delar med sig öppet av sina alster – och gör dem lätta att hitta, t.ex. genom att kategorisera dem ordentligt
2. Att de tar för vana att först leta lite efter om någon annan gjort ”det” tidigare, i stället för att börja producera nytt direkt
3. Att man har ett system för transparens och öppet samarbete som stödjer att arbeta på detta vis

Vad man sedan väljer att använda tiden till är en annan sak. Är det fråga om övertidsarbete på kvällar eller helger, är det nog bäst att använda den till att umgås med familj och vänner, eller till att idka friskvård i naturen eller gymet. Men när man sparar tid inom ramarna för arbetsdagen kan man ju antingen hinna producera mer, kompetensutveckla sig (se även mitt andra blogginlägg ”Smidighet och snabbhet” i serien – om hur enkelt det blir att bygga professionell kompetens i en öppen organisation) eller låta sig inspireras till nytänkande och innovationer, av all denna kunskap och inspiration som blivit tillgänglig!

I denna video med Bosch AG kan du se hur de effektiviserade genom att arbeta mer transparent och såg vissa processer kortas från 40 dagar till 6!

Enklare tillgång till experter och expertis spar både tid och förbättrar kvalitet

Den traditionella synen på experter leder till att ett fåtal officiellt erkända experter, inom ett fåtal formellt definierade områden, överlastas, blir till flaskhalsar och bromsar tillgången till kunnandet för den breda massan av kolleger som i stället hänvisas till att lägga tid på att leta och fråga runt bland sina närmaste kolleger utan att hitta de riktigt bra svaren. Ett recept för både slöseri och halvbra lösningar.

I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområdena utgår från kollegerna och verksamhetens behov, inte från ledningen. Expertisområdena tenderar att bli mer handfasta och fokuserade. Från ”Projektledningsmetodik” till ”bra metoder att hantera agenda och uppföljning av statusmöten” ungefär. Expertisen demokratiseras, skulle man kunna säga. (Den som kan hjälpa mig med pivottabeller i MS Excel är min hjälte och expert, men skulle nog inte ha klassificerats som sådan av företagsledningen)

Givetvis, när expertisen definieras av dem som behöver den, när den därmed också delas mellan fler personer och dessutom blir lättare tillgänglig – både genom att den går att hitta i konversationer och delade dokument och genom att det är lättare att både hitta och kommunicera med de som har expertisen, blir besparingarna i tid väsentliga både för företag och medarbetare. Dessutom blir förutsättningarna för höjd kvalitet desto bättre.

Snabbare onboarding i nya roller och projekt

Ett flitigt förekommande specialfall av fördelar är onboarding. Av nya medarbetare, av befintliga medarbetare i nya projekt eller i nya roller. Eftersom kunskapen och historien finns lättare tillgänglig kan detta ske så mycket snabbare, och mer självständigt. Borta är ”Kan du samla ihop alla mail och vidarebefordra till Nisse Nykomling, är du snäll? Glöm inte bilagorna, förresten!” Sedan får Nisse plöja gammal epost i någon vecka eller så. Efter att någon annan letat igenom sina arkiv i jakt på allt väsentligt som skulle vidarebefordras. (Och hur ofta får man med allt, egentligen?)

I stället blir det:
”Nisse, här är länken till vårt grupprum med all information och historik i projektet. Där finns en onboardingaktivitet som du kan arbeta dig igenom med länkar till procedurer, kontrakt och rapporter. I forumet kan du se hur vi arbetat med kravspecen och förstå varför vi löst saker på det sätt vi gjort. Och alla protokoll från styrgruppsmötena finns där också. Hör av dig om det är något du inte hittar. Förresten, du bör nog gå med i den här öppna gruppen för folk i din nya roll. Där kan du lära dig av kolleger som arbetar med samma saker, fast i andra projekt runt om i världen”.

Social onboarding används i hög grad inom IBM, både av nyanställda medarbetare i grupperna ”Soon2BBlue” och ”New2Blue”, men även för integration av medarbetare vid uppköp och outsourcingaffärer.

Hur mycket snabbare tror du att Nisse kan bli – och känna sig – produktiv? Känner du igen dig i frustrationen över att tvingas återuppfinna hjulet? Eller lättnaden över att slippa? Vad är en expert för dig? När du behöver hjälp, är det expertisen du söker eller måste du få tag i experten?

En tänkvärd vinkling på ämnet finns på Statusraden: ”Maximera din ineffektivitet”

Näst sista blogginlägget i serien, ”Ökad utväxling – tack vare mer direkta kommunikationskanaler”, kommer i mars.

Om du inte kan hålla dig till dess, rekommenderar jag ”The only constant is change”.

Och om du vill läsa mer om att införa öppet samarbete i din organisation, ”Best practices for establishing a new way to work”.

/Peter

Följ mig gärna på: Twitter @thesocialswede och LinkedIn