Fokus på arbetsuppgifterna – inte på inboxen!

Share this post:

Med 300 000 aktiva användare i vår interna sociala samarbetsplattform, där 200 000 communities har startats av nästa lika många kollegor, och med 250 000 anställda som deltog i vår senaste online Jam*, är det ingen överdrift att säga att vi har kommit en god bit på väg i att etablera ett socialt, öppet och samarbetande arbetssätt i vår organisation. För att nu uppmuntra fortsatt utveckling kommer vi i vår att driva en intern Work Smarter-satsning i de nordiska länderna. Vi vill helt enkelt hjälpa oss själva att ta ytterligare steg mot ett samarbetande, öppnare och smartare arbetssätt. Under tio dagar kommer IBM-kollegorna att erbjudas handfasta, enkla råd, inspiration och utbildningstillfällen – allt på temat ”jobba smartare”. Vi kommer att utmana oss själva till att lägga ytterligare en del av vår kommunkation i de sociala kanalerna. Varför det, kanske du undrar – gillar vi inte vanlig email? Jo, det gör vi. Men det vi ser är att efterhand som tekniken utvecklats och vi fått tillgång till IT-verktyg som ger bättre stöd för samverkan och öppenhet, så minskar betydelsen av email som enskild kanal.

I många organisationer står man i begrepp att införa sociala verktyg och man uppmuntrar medarbetare, kunder, leverantör och omvärld att kommunicera med varandra via sociala verktyg. Den underliggande drivkraften är att öka sin egen konkurrenskraft genom att skapa möjligheter till ökad kundnytta, mer produktiva och engagerade medarbetare och en ökad innovationstakt – bland annat genom att frigöra och använda hela organisationens intellektuella kapital och kreativitet. Ytterligare en drivkraft är att svara upp till förväntningar och krav från omvärlden på ett snabbt och öppet agerande. Det är helt enkelt affärskritiskt att arbeta på ett socialt sätt idag – med kunder, partners och inte minst, med medarbetare.

Vi på IBM är inget undantag. Sedan 1992 när vårt sociala intranät grundlades som ett svar på vår strategi att vara det globalt integrerade företaget är vi på en resa som är både spännande, social och utmanande för våra medarbetare. Vi har nu sedan många år tillgång till verktyg för att samarbeta över såväl geografiska gränser som organisationsgränser, och vi har börjat göra företagets kollektiva kunskap tillgänglig för alla. Vi har avancerat IT-stöd på plats som hjälper oss att arbeta mer produktivt och effektivt, såsom diverse självbetjäningstjänster och verktyg för möten och utbildning. En stor del av vår internal kommunikation sker idag via vårt interna chattverktyg, och vi har drastiskt minskat våra emaildatamängder genom att skicka färre bifogade filer till varandra, till förmån för ett mer interaktivt och effektivt arbete med dokument i vår samarbetsplattform.

Även om vi kommit en god bit på väg är det detta med att göra företagets kollektiva kunskap tillgänglig och att gå från ett icke-öppet till ett socialt, öppet och mer transparent arbetssätt som är utmaningen för oss. Att börja använda verktygen är upp till varje individ, team och chef. Och precis som i andra organisationer har vi hos oss såväl ”evangelister” som sett ljuset för länge sedan och som mer eller mindre övergivit email till förmån för vårt sociala intranät och telefon, en stor grupp medarbetare som i mediumfart börjat använda vår samarbetsplattform, och sk slow adopters som inte riktigt lärt känna verktygen ännu. Användarguider, instruktionsfilmer, presentationer, intervjuer med evangelister och utbildningar finns självklart tillgängliga – men varje individ måste ändå ta sig tiden att lära sig, och att avgöra hur verktygen ska användas optimalt.

Anna Sternbrink Olsson,
Nordic Brand Systems & Workforce Enablement team leader

Vår work smarter-satsning – som har stöd från våra ledare såklart – ska förhoppningsvis få våra kollegor att besvara följande frågor:

• Vilka samverkansformer är mest effektiva för att mitt arbete ska ge maximalt värde till mina kunder, min egen organisation och mig själv?
• Är det smartaste jag kan göra att fortsätta att vanemässigt använda email som min huvudsakliga kommunikationskanal och folders i min egen laptop för informationshantering och lagring?
• Eller är det smartare att dela resultatet av mitt arbete med andra, att använda kollegors arbete för att både spara tid och utnyttja det intellektuella kapital som redan finns på plats och att överväga andra kommunikationskanaler som stödjer detta?

 Ropen ska skalla: Work Smarter för alla!

* online Jams är stora chattar vilka vi använder för att generera idéer kring fördefinierade ämnen och frågeställningar.

Vill du läsa om hur vi på IBM arbetar med social business både med kunder och internt, samt om det senaste på vår email-användargränssnittsfront rekommenderas:

Rapport om IBMs egen transformation: Creating a smarter enterprise

Kundcase – hur några av våra kunder använder samarbetsplattformar

Rapport från Institute of Business Value: The business of social business

IBM Mail Next – The Future of email UI is here!