Valfrihetens förföriska fördärv?

Share this post:

Få säger nog emot när jag påstår att arbetslivet för de flesta av oss moderna kontorsarbetare innebär två, till synes, motsägelsefulla utmaningar. Å ena sidan drunknar vi i oönskad information om saker vi finner ointressanta och med tveksam nytta för oss. Å andra sidan kämpar vi i motvind för att hitta den information, de verktyg och de kolleger som skulle kunna hjälpa oss, åtminstone bortom vårt direkta nätverk eller vår gren på organisationsträdet.

Vi vet inte vad vi vet! Jag hittar aldrig det jag behöver! Jag drunknar i epost! Vi arbetar instängda i silos! Någon annan måste ha gjort detta förut. Hur gjorde de? Alla idéer som inte hittar rätt! Tänk så mycket bättre vi skulle kunna lyckas om vi bara…

Hur många gånger har jag inte hört dessa och liknande klagomål i mitt arbete med att skapa intranät och samarbetslösningar genom åren.

Universalkurer med biverkningar

Känner du också igen dem? Genom åren hette lösningen först intranät – men de blev ofta bara megafoner för internkommunikationsavdelningar och chefer, oftast strukturerade i samma organisatoriska silos som vi ju skulle bryta oss ur. Sedan hette lösningen samarbetsplattformar (eller sociala intranät eller kanske Digital Workplace) men då stötte vi på andra problem.Ibland var problemet att inställningen både i organisationen och i lösningarna nästan utslutande fokuserade på filer och att dela dessa men i strikta strukturer med kontroll över vem som fick se och göra vad med vilka filer. Om lösningarna i stället är mer öppna, bygger på transparent samarbete oavsett form, och organiserar innehåll snarare som i de personliga sociala nätverken (ju mer du interagerar med vissa personer, grupper eller typer av innehåll desto mer av samma sort presenteras du för – du verkar ju vara intresserad av det a.k.a filterbubbla), då blir det problem igen. Detta nya arbetssätt blir för omvälvande, särskilt för chefer, men även för medarbetare som är vana vid traditionellt fil- och strukturtänk. I dessa fall har förändringen av både inställning och arbetssätt blivit många övermäktig.

Heureka! Gruppchattar löser allt….

In på scenen stiger då gruppchattverktygen och fildelningsapparna som ju exploderat de senaste åren, ofta med ursprung i vår egna privata användning på mobiltelefonen. ”Det funkar ju bra med familjen, kompisarna eller innebandygänget. Det kan jag väl använda i arbetet också”. Skugg-IT, med andra ord. Skräcken för många CIO:s, i synnerhet när säkerhet och efterlevnad är viktigt. Hur stor är risken att intellektuellt kapital kommer på villovägar? Hur stor är risken för att få in virus? Hur hanteras användarrättigheter? Hur ska företaget kunna efterleva GDPR när man inte har kontroll över medarbetarnas filer eller konversationer?

Valfrihet! (Eller ”CIO abdikerar”?)

Organisationer med nytänkande CIO:s frestas gärna att välja ut några sådana verktyg, kontrollera deras säkerhet och ge tillstånd till medarbetarna att fritt välja mellan några stycken godkända av varje sort. Så har skett exempelvis hos oss på IBM. Här får vi använda fem olika verktyg för chatt och team chat (varav två egna), tre olika tjänster för webb- och videomöten och fyra eller fem olika godkända sätt att dela filer på (som jag känner till). Plus vår generella samarbetsplattform, IBM Connections. Massor av valfrihet! Massor av samarbete? Enorm produktivitet? Vissa tycker kanske det, men jag håller inte med. Inte från helhetsperspektivet. Och jag hör liknande intryck från andra organisationer där gruppchattarna tagit över från eposten som den största källan till distraktion och frustration.

….eller kanske inte?

I stället för att riva silos har vi byggt nya, om än snyggare, coolare och baserade på teknik istället för hierarki. Eller man skulle kunna säga att vi fått ”samarbetsstammar” utöver organisations-silos. Vissa stammar föredrar ett chattverktyg, andra ett annat. Vissa delar filer i ett verktyg andra i ett annat. Och alla blir försenade till distansmötena för man trodde att ”vi skulle använda ett annat mötesverktyg”. Alla måste vi bevaka kommunikationen i många fler verktyg och alla får vi samma utmaning att hitta tillbaka till tidigare samtalstrådar. ”I vilket verktyg var det nu vi hade den dialogen?” Vi kanske vet bättre vad vi vet – i min stam, men är fortfarande lika avskurna från kunskapen och inspirationen från andra stammar. Och vi drunknar fortfarande, om än nu i aviseringar från olika chattprogram i stället för i epost (eller kanske snarare ”….utöver epost”).

”The more, the merrier”

Nej, min vision av samarbete bygger på ”ju fler vi är tillsammans, ju bättre vi bli”. Gärna gruppchattverktyg, men ett och samma i hela organisationen. Detsamma vad gäller fildelningslösningar. Med transparens och med sökbarhet, så tvärs över allt som bara möjligt. Och i alla lägen: ”gör till default att arbeta öppet”.

Samarbeta – även utanför din silo och din stam.