EN hammare gör ingen verktygslåda. Inte en fungerande digital arbetsplats heller

Share this post:

Nya tider, nya konkurrenter, nya affärskoncept, ny teknik och nya – ofta mobila – vanor. Alla kräver de nya sätt att arbeta och ett fokus på medarbetarna, att hjälpa dem uppfylla och utveckla sin potential, liksom för att få en mer agil och innovativ organisation. Men vägen är lång, kanske längre mentalt än tekniskt. Och ofta underskattas behovet av varierade, men samordnade verktyg för att stödja de nya arbetssätt som krävs i en distribuerad organisation, med mobila medarbetare (utanför eller inom kontorets skal) och där det ibland kan vara svårt att veta vem som kan hjälpa till med vad.

Men, att det finns hopp visade de drygt 200 personer med en gemensam passion för de möjligheter som ligger i förbättrade sätt att arbeta som samlades på Digital Workplace Summit som jag nyligen deltog i. Här är min spaning om vad som är hett respektive kallt på området ”digital arbetsplats”!

Den övergripande trenden bland de deltagande företagen är att man övergivit det traditionella intranätet där informationsavdelningen publicerar nyheter för de anställda. Istället har man implementerat lösningar som tillåter en högre grad av integration, samarbete och kommunikation medarbetarna emellan och därtill integration av dokument, formulär och andra system och applikationer. Men hur man gjort det varierar stort. Centerpartiet hade slagit samman extern och intern webb för att undvika dubbelarbete. Eskilstuna Kommun arbetade intensivt med att integrera digital formulärhantering. Svenska Spel (som tilldelats utmärkelsen ”Nordens Bästa Digitala Arbetsplats”) lyfte fram de enskilda medarbetarna på kreativa och kul sätt, gärna med spelanknytning så klart. Skanska konstaterade att intranätet aldrig är klart utan måste befinna sig i konstant utveckling, tillsammans med verksamheten, och med allt större utrymme för medarbetarna att vara med. Vasakronan hade en kreativ design, som påminde om våra smartphones, med enkel tillgång till många applikationer. ABB hade nog kommit längst i att öppna upp för öppna samtal melllan alla medarbetare.

Peter Bjellerup på Digital Workplace Summit. Foto: Hannah Fahd, Summit and Friends.

För egen del påmindes jag om hur otroligt långt vi kommit på IBM i att förändra arbetssätt och attityder. Även om graden varierar, är det fullt naturligt för oss att höga chefer kommunicerar via videoblogg och att alla vi anställda kan kommentera, öppet för alla, och få svar på våra kommentarer. Likaså är det fullt naturligt för oss att samarbeta på distans i stället för med någon vid skrivbordet intill, och att använda en mycket rikare flora av samarbetsformer än att bara skyffla runt dokument som bilagor till epost. Vi delar och redigerar dokument online (en metod vi använt för att producera detta blogginlägg, t.ex.), bloggar, publicerar online, chattar, diskuterar i forum och idébloggar och ställer ibland frågor öppet på vår egen sida utan att nödvändigtvis veta vem som kan svara och så vidare. Som sagt, en bred flora av möjligheter att välja bland för olika behov, omständigheter och personlighet. Inte bara att dela och kommentera dokument eller att bara chatta i ett evigt flöde av diskussioner.
Praktiskt taget samtliga talare på eventet betonade att Digital Workplace är så mycket mer än teknik. Man kan tala om ”digital work culture” och ”digital leadership” också.

Min presentation finns att tillgå via Slideshare (på engelska):

Mina huvudsakliga punkter var – och ÄR:

• När man lämnar det traditionella onlinepublicering-sättet att arbeta på räcker det inte att bara samarbeta kring dokument och filer. Inte heller räcker det att bara öppna för onlinekonversation. För att verkligen kunna arbeta online tillsammans krävs många alternativ, men fortfarande integrerat. Absolut inte splittrat över olika applikationer. Dessutom bör man bygga intergrationer med de mest använda IT-systemen, t.ex. tidrapportering, reseräkningar, attestflöden och liknande.
• Den enskilt viktigaste faktorn för att lyckas är ledningens stöd och aktiva engagemang. Man kan knappast förvänta sig att medarbetarna ska förändra sitt sätt att arbeta om man inte förändrar sitt eget sätt att leda.
• Arbetet med att hjälpa medarbetarna förändra sitt sätt att arbeta, måste utgå från medarbetarnas vardag, deras behov och förkunskaper. Dessutom måste man sikta på att få den stora majoriteten att anamma det nya arbetssättet, inte bara några glada entusiaster. Därför krävs mer än bara en kampanj. Man måste se över mål, processer, arbetsbeskrivningar med mera.
• Slutligen: att stärka medarbetarnas möjligheter att göra sitt bästa är snart inte ett val utan en nödvändighet. I dessa tider av drastiska förändringar på marknaden duger det inte längre med ytterligare ett program för att göra samma sak som alltid, men effektivare. Vad vi behöver är att frigöra engagemanget, kunnandet och inspirationen hos medarbetarna.

Digital Workplace Summit. Foto: Hannah Fahd, Summit and Friends.

För egen del hoppas jag att mitt roll som ”missionär” ska bli överflödig inom det kommande decenniet, att folk ska se det som naturligt att samarbeta och kommunicera öppet online och ibland undra: ”hur kunde vi få något gjort förut egentligen?”. Med tanke på hur många andra som nu börjar följa efter IBM på detta område, ser jag fram emot 2017 som det år då jag slipper frågande blickar när jag förklarar vad jag arbetar med.

Vad tror du?

/Peter Bjellerup

Följ mig gärna på: Twitter @thesocialswede och LinkedIn

Som fördjupning kanske du vill läsa något av mina tidigare blogginlägg:

• När hjulen snurrar snabbare blir människan viktigare än någonsin
• Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion
• Engagemang, inspiration och innovation – det bästa i långa loppet för både kunder och medarbetare