Ökad utväxling – tack vare mer direkta kommunikationskanaler

Share this post:

”Whisper”, foto: ElizaC3

Kommer du ihåg viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit.

Det som var en kul lek när vi var barn är tyvärr dominerande inom arbetslivet, åtminstone vad gäller kommunikation i någondera riktningen. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.

Detta är femte blogginlägget av sex om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera öppet och samarbeta online istället för att särarbeta.

These blogposts are also available in English at https://thesocialswede.wordpress.com/

• Inledning: När hjulen snurrar snabbare blir människan viktigare än någonsin
• Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion
• Tålighet – att snabbare komma igen efter motgångar eller när experter lämnar
• Effektivitet – Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter
• Ökad utväxling – tack vare mer direkta kommunikationskanaler
• Engagemang, Inspiration och Innovation – det bästa i långa loppet för både kunder och medarbetare

Foto: Broin, licens: Creative Commons CC0

I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för att företagsledningen ska kunna kommunicera till medarbetarna vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen. Dessutom, i undersökningar publicerade av IBM Smarter Workforce Institute visar sig ”Leadership Future Vision”* vara den främsta drivkraften för medarbetarnas engagemang – i vart och ett av de fem år jag tagit del av undersökningen (2008-2012). Det är ju knappast lyckat att slösa bort den potentialen genom att inte ta tillvara på de möjligheter som finns till klar och direkt kommunikation.

Osäkerheten och den snabba takten på förändringarna gör dessutom att kommunikationen i andra riktningen är viktigare än någonsin. Dels för att ledningen ska kunna försäkra sig om att budskapet gått fram och förståtts, dels för att medarbetarna ska kunna efterfråga kompletterande information för att försäkra sig om att de verkligen förstår. Men också som hjälp för ledningen att tidigt uppfatta vad som händer ”där ute”, som jag beskrev i tredje inlägget i denna serie, om Smidighet och Snabbhet. Det är inte mycket lönt att ha en massa spanare där ute om de inte ges möjlighet att enkelt skicka sina spaningar till ledningscentralen.

En bra samarbetsplattform ger allt detta, och mer därtill

Med hjälp av bloggar – text eller video – kan ledningen föra ut sina budskap till alla medarbetare direkt och utan mellanhänder. Med hjälp av kommentarsmöjligheten kan medarbetarna reagera och ställa frågor ifall något var otydligt. Eftersom kommentarerna är synliga för alla kan du se ifall någon redan skrivit vad du tänkte och lägga en röst (like) i stället för att upprepa vad andra redan kommenterat. I sammanhanget är det viktigt att ledningen verkligen läser och besvarar kommentarer. Allt annat vore slöseri med värdefull feedback och skulle riskera att omintetgöra förtroendet för att ledningen bryr sig om medarbetarna.

För enkel gräsrotspublicering, i grupp, av mer beständig och strukturerad information är wikis ett utomordentligt redskap. Perfekt för policies, instruktioner och liknande. Även wikisidor kan kommenteras. Kommunikationen i andra riktningen är mer mångfacetterad, men förenklas av transparensen som uppstår i en bra samarbetsplattform. Om ledningen vill veta vad medarbetarna tycker, vilka utmaningar de har och behöver hjälp med, vilka möjligheter de ser och vilka spaningar de gjort mot horisonten… är det bara att lyssna. Kanske till och med ta hjälp av analysprogram som annars ofta används för externa sociala medier. Lyssna på statusuppdateringar, lyssna på diskussioner i forum, lyssna på bloggar, samla in idéer och få hjälp att värdera dem i förslagsforum. Möjligheterna är nästan oändliga.

Vad tycker du? Är det inte på tiden att medarbetarna slipper famla sig fram i osäkerhetens dimma och att ledningen får en chans att dra nytta av all den information och erfarenhet som medarbetarna bygger upp, i stället för att den ska fastna i mailkedjor eller konversationer runt fikabordet? Har du egna erfarenheter att dela med dig av?

Sista blogginlägget i serien, ”Engagemang, Inspiration och Innovation – det bästa i långa loppet för både kunder och medarbetare” kommer i april.

Om du inte kan hålla dig till dess, rekommenderar jag ”The only constant is change”. Och om du vill läsa mer om att införa öppet samarbete i din organisation, ”Best practices for establishing a new way to work”.

*Referens: IBM Smarter Workforce institute – Big data helps bust the top three myths of employee engagement and leadership, läs mer om ”Leadership Future Vision” på sidan 6 i studien.

/Peter

Följ mig gärna på: Twitter @thesocialswede och LinkedIn