3 grundförutsättningar för att lyckas med Intelligent organisation™

Share this post:

Jonas Möller,
Storkundsansvarig på EGBS

Jag har i tidigare blogginlägg skrivit om konceptet vi kallar Intelligent organisation™ och hur den samlade kompetensen på en arbetsplats i stort sett kan täcka all den kunskap som behövs inom en organisation. Kompetensen finns där men ofta saknas verktygen som gör det möjligt att lokalisera den. Det går att realisera intelligenta organisationer med hjälp av teknikstöd och en stor del av den teknik som behövs finns inom ramen för begreppet Social Business. Vilka är då grundförutsättningarna för att lyckas lokalisera intelligensen inom vår organisation? Ett lyckat koncept kräver sitt teknologistöd och vill vi lyckas med konceptet Intelligent organisation™ är det viktigt att tekniken bakom är:

• Lättillgängligt
• Integrerat
• Flexibelt

I dag hör man ofta begrepp som sociala funktioner, Social Business, sociala intranät m.m. Det gemensamma begreppet social är en konsekvens av att det är ganska uppenbart att det är i det sociala gränssnittet kompetens kan utbytas.

De informella samtalen kring kaffeautomaten, på lunchen o.s.v. har ett värde, men är samtidigt begränsat. Det är begränsat i fråga om personer och tajming, vilket gör att jag missar den största potentialen som fortfarande är outnyttjad.

Vi behöver ett teknologistöd för detta, men det finns vissa grundförutsättningar som måste uppfyllas. Att enbart lyfta in det vi kallar för sociala funktioner i sitt intranät fungerar inte. Det är ofta man hör just det exemplet för sitt argument att det inte går att få effekt på detta.

De flesta av oss jobbar redan med sociala plattformar för att utöka vår kompetens utan att vi tänker på att det är det vi gör. Vi söker på sökmotorer på internet för att hitta information om ett ämne och vi interagerar med andra kompetenta personer via öppna sociala plattformar. Problemet med det är att vi går miste om den fantastiska möjlighet som det innebär att ha denna möjlighet internt.

Beteendet har vi redan, men stödet för det finns inte internt. Varför?

Som jag ser det är det uppenbart att viljan är stor att föra in detta arbetssätt internt och då bygger man på nya funktioner till sina gamla interna system. Men då det ofta innebär att man måste ta sig dit för att nyttja dem så gör man inte det. Det är heller inte säkert att de jag ska interagera med är där, vilket blir som att stå ensam vid kaffeautomaten.

För att ta vara på den outnyttjade potentialen genom att vi delar information, kunskap och erfarenhet så måste vi ha dessa kontakter lättillgängligt och via en plats där alla regelbundet vistas.

Att teknologistödet är lättillgängligt är en grundförutsättning för att ni skall lyckas, och mitt enklaste råd är enligt följande:

”Ett klick bort och en armslängd bort”.

Det är därför vi väljer andra kanaler, eftersom de har vi med oss vart helst vi går, och vi kommer i direktkontakt med en outtömlig källa av information och kompetens. Här tänker vi i dag på våra smarta mobiltelefoner. Därför måste också det interna teknologistödet för detta ligga i var persons hand och kräva max en knapptryckning. Grundförutsättning 1 är därför att det är lättillgängligt.

Om vi nu har ett teknologistöd som ger oss tillgänglighet till samtliga resurser genom ett klick bort och en armslängd bort, så är ju det jättebra, men det kommer inte att ge oss den rätta effekten om det inte också är integrerat.

Min bedömning är att du absolut kan få ut en god effekt av diverse stödsystem då du har dem lättillgängliga, men dess förmåga att ge stöd blir begränsat om stödet är i stuprörsform. Vad jag menar med det är att när stödet är kopplat till en viss resurstyp så förlorar du en massa intuitiv information. Intuitiv information kallar jag de insikter som du får utan att den informationen står i klartext.

Detta uppnås dagligen i ett integrerat system där du direkt ser vem som gjort vad inom vilket kompetensområde.

I sin enklaste form kan det beskrivas i de sökningar du gör för ett visst kompetensområde och får träffar på personer, dokument, bloggar, vilket gör att din förståelse för vem som är mest lämplig att kontakta blir mycket enklare än om du enbart skulle gå på deras CV eller deras roll i företaget.

Med integrerat menar jag alltså inte att det skall vara integrerat med andra system, även om det givetvis förenklar en hel del andra saker. När funktionerna i systemet är integrerade så ökar enligt min mening funktionaliteten betydligt, vilket i sin tur ger er en mer intelligent hantering av era sociala interaktioner i er organisation. Grundförutsättning 2 är därför att det är integrerat.

Vi har alla hört det sägas att det enda som är konstant är förändring och jag tror att vi alla är benägna att hålla med om det.

Men samtidigt är vi världsmästare på att bygga fast oss i system som oftast är dyrare att förändra än vad de var att förvärva. Detta är begripligt då man vid förändringstillfället har inarbetade vanor, kopplingar till annat, lagrad information e.t.c. som man inte hade vid förvärvet.

Moderna system är oftast enklare att förändra allt eftersom omvärlden och interna rutiner förändrar villkoren för att vi skall vara framgångsrika.

Uppköp och sammanslagningar av bolag, neddragningar eller lagändringar är bara några exempel på helt vanliga förändringar som påverkar oss ganska mycket, men som kommer till av orsaker som inte har sitt ursprung i hur vi jobbar. Men har vi stödsystem som är flexibla och ger oss ett försprång istället för motgång då dessa förändringar kommer?

Det finns även andra förändringar som vi skulle vilja göra, men som vi inte gör p.g.a. att vi sitter fast i stödsystem som inte är flexibla. Bara arbetet med att utveckla Intelligent organisation™ kräver att vi välkomnar förändring löpande, om inte så riskerar vi att inte få ut den produktivitetspotential som ligger där och väntar på oss.

Det är givetvis dessa förändringar som är viktiga att vi verkligen kan göra, att optimera våra arbetsrutiner och hur vi interagerar på vår arbetsplats med kollegor och andra.

Det är där innovation och mervärde ligger och väntar på att ni skall ta tag i dem, om inte så kommer någon annan att göra det. Vilket jag betraktar som ointelligent! Grundförutsättning 3 är därför att det är flexibelt.

Om Jonas Möller:

Befattning: Business Consulting Manager på egbs consulting AB

Jag brinner för att hitta den konkreta nyttan med att införa teknologi. Teknologin finns inte för sin egen skull utan skall kunna ge en påtaglig effekt i den organisation som den används i. Hur en produkt kan påverka organisationens produktivitet är oftast den mest intressanta frågan, och som jag ser det kan våra olika affärsområden påverka produktiviteten påtagligt lite beroende på bransch och företag. Ett av de mest intressanta koncepten för att utveckla produktivitet är Intelligent organisation™.

Om EGBS:

EGBS är en IBM Premier Business Partner med lång erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer att bli framgångsrika inom digitalt samarbete.  Tillsammans med våra kunder tar vi fram tydliga beslutsunderlag och skapar plattformar för internt och externt samarbete