Den 7. mai har IBM Norden en epost-fri dag!

Share this post:

Jeg vil hvertfall ikke sende e-post den dagen!

Her er hvorfor og hvordan det kan gjøres:

Kommunikasjon via e-post, selv om man sitter bare noen bare noen få meter fra hverandre, er oppskriften på hvordan man kan oppnå en stappfull epost-boks. Ofte sender vi e-post bare for å dokumentere alt vi gjør og sier. Den som sender og mottar mye e-post oppfattes ofte som svært travel, arbeidsom og viktig. Men like ofte kan e-posten være nettopp det motsatte. Det kan være et hinder for at vi får gjort det vi egentlig skal – arbeidsoppgavene våre.

Mange av oss er sperret inne i et e-post-fengsel. Du kjenner sikkert noen som til og med kan kalles en e-post-misbruker. Det kan skape en stressende situasjon hvor man føler at man aldri kommer a jour. E-posten skaper mer kaos enn oversikt og struktur. Derfor må vi bryte ut av e-post-fengselet og fokusere på de viktigste oppgavene for å få arbeidet gjort.

Dette var avgjørende for at jeg besluttet å endre arbeidsmetode. Nå forsøker jeg å gjøre mest mulig av mitt daglige arbeide utenfor e-postboksen og bruker min oppgaveliste til å strukturere og prioritere oppgavene. Jeg gjør alltid dagens viktigste oppgaver først, deretter tar jeg meg av innkommende epost.

Jeg har valgt å jobbe på en langt mer sosial måte enn i en isolert og personlig e-postboks. Nå velger jeg å bruke vårt sosiale intranett i mye større grad til å dele oppgaver, tanker, idéer, dialoger og dokumenter med kollegene mine. Det gir langt høyere verdi og raskere resultater enn å bruke e-posten. Å jobbe sammen i et sosialt nettverk, uavhengig av tid og sted, er mye enklere enn å arbeide alene med e-posten som viktigste verktøy. Alene kan jeg løfte noen kilo, men sammen kan vi løfte flere tonn!

Men vi må jo ha e-post, spør du?

Ja, må vi det? Føler du at du blir dyktigere eller mer produktiv bare fordi du har e-post? Føler du at du blir mer konkurransedyktig? Neppe. Men du kan ikke kutte ut e-posten helt. Du må jo ha kontakt med omverdenen selv om du reduserer den interne e-posten slik mange kjente bedrifter har gjort.

Det du kan gjøre er å jobbe mer effektiv med e-posten din. Jobbe smartere. Du, som mange andre, har sikkert hundrevis med uleste e-poster liggende og vente på deg når du kommer tilbake fra ferie? Da er det mange som bruker dager, kvelder og netter på å pløye seg gjennom bunken. De bruker av sin egen fritid for å komme ajour. Det er vel kanskje ikke så smart?

Noen av oss bruker e-post-klientens «Out-of-Office» funksjon for å si fra at vi ikke får lest e-posten mens vi er borte. Men hvorfor ikke føye til informasjon om hvem avsenderen kan ta kontakt med for å få svar mens du er borte? Hvorfor ikke delegere til en kollega som er på jobb? Eller hvorfor ikke avtale med en kollega at du automatisk om-adresserer e-posten din til vedkommende som så tar seg av alle e-postene dine mens du er borte. Så kan du gjøre det samme for kollegaen senere.

Er du modig nok kan du formulere et automatisk svar som f.eks. Joana Breidenbach i Betterplace gjorde:

» Takk for din e-post. Dessverre får jeg ikke lest den fordi jeg denne måneden har tatt fullstendig fri fra e-post. Fra 1. – 29. august vil all innkommende e-post bli slettet automatisk. Vi snakkes i september. Hilsen Joana.»

Sortèr og prioritèr!

Hemmeligheten til effektiv e-postbruk er å sortere og prioritere innboksen din. Mange går gjennom e-postene kronologisk. Men husk at ikke alt i en innboks er like viktig.

For min del sorterer jeg bort all e-post jeg allerede har lest ved å trykke på knappen som viser meg bare ulest e-post. Deretter sorterer jeg e-postene etter hvor mange mottakere som ligger i mottakerfeltet. I min e-postklient, IBM Notes 9.0 Social Edition, ligger det en fantastisk funksjon som finner ut om en e-post er kun til meg, til en gruppe på fem personer eller til utallig mange.

Jeg kaller denne funksjonen «Blåbær». Den synliggjør viktigheten av innkommende e-post med et lite ikon som ser ut som et blåbær, samt at den gjør jobben til «bare blåbær» for meg.

Et helt lite blåbær betyr at denne e-posten kun er til meg og da tolker jeg det som en viktig e-post.

Er det et halvt lite blåbær vet jeg at det er jeg og liten gruppe som får denne e-posten. Det tolker jeg det som at e-posten er til et team som jeg er med i eller et viktig prosjekt.

Er det ikke noe blåbær, men kun en tom liten ring, så vet jeg at denne e-posten er sendt til utallig mange og antagelig ikke viktig i det hele tatt. Disse e-postene sletter jeg normalt med en gang – ulest.

Felles informasjon egner seg mye bedre for publisering i et sosialt intranett – mye mer effektivt!

Minimer e-postbruken!

Mitt personlige mål, som jeg ikke alltid klarer å leve opp til, er å aldri ha mer enn 5 e-poster i inn-boksen min når arbeidsdagen er slutt. Alle disse e-postene skal flagges og må behandles før jeg gjør noe som helst annet arbeide dagen etter.

Jeg bruker ikke foldere i inn-boksen min. En folder er for meg bare en skuff som samler gammelt skrot. Etter min mening er e-post-foldere og arkiver å anse som dokumentenes kirkegård.

Ikke arkivér – del!

Så hva gjør jeg da med alle e-postene jeg må ta vare på? Vel, jeg lagrer dem ikke i inn-boksen. Jeg bruker dra-og-slipp metoden og deler dem med teamet mitt, kollegene mine i digitale fellesskap, i aktiviteter, i prosjektrom eller i kundefellesskap i nettskyen. Jeg bruker det sosiale intranettet, IBM Connections, for å dele informasjonen min og kunnskapen min med mine kolleger. Akkurat som de deler med meg. Fordi vi alle blir smartere, klokere og dyktigere av å dele med hverandre.

I mitt hode har et dokument ingen reell forretningsverdi. Et dokument er skapt av bare én hjerne, men straks vi starter dialoger rundt dokumentene skapes det synergieffekter og aktiviteter som igjen skaper verdier. Jeg kaller det «The Clustering of Brains» – sammenkobling av hjerner – verdens raskeste og beste datamaskiner.

Med gode, moderne, sosiale samhandlingsverktøy som gjør det mulig å arbeide fra hvor som helst, med hvem som helst, når som helst – enten via en PC, en Mac, en surfeplate eller en smart telefon – bør vi ikke være redde for å ta en dag fri fra e-posten. Tvert i mot! Vi burde ønske det velkommen langt oftere, jobbe mer effektivt og sosialt ved å bryte ut av e-postlenkene.

Tross alt – sammen er vi dynamitt!