Løsne grepet og utnytt det sosiale potensialet

Share this post:

I sport som golf og tennis forteller instruktørene at man må løsne grepet for å få full kontroll. Nybegynnere har en tendens til å holde for hardt, noe som resulterer i at spilleren ikke får utnyttet potensialet i golfkøllen eller racketen. Hvis de derimot slapper av og har et løst, men kontrollert grep kan de styre spillet på en helt annen måte.

Det samme prinsippet gjelder for bruk av sosiale verktøy i organisasjonen. Å utnytte potensialet innen social business handler om hvordan du og ditt selskap kan utnytte kunnskapen som finnes i bedriften. Det handler om å la dine medarbeidere gjøre det de er ansatt for – å hjelpe bedriften med å vokse og levere gode resultater.

En vanlig feiltagelse hos organisasjoner er å anta at implementeringen av sosiale verktøy vil komme ut av kontroll. For å håndtere denne risikoen innføres kontrolltiltak for å begrense tilgangen og mulighetene som finnes i systemet. La meg illustrere med et eksempel.

En svært nyttig egenskap med sosiale verktøy er muligheten til å ”tagge”. Dette gjør at brukerne kan merke og beskrive innholdet i dokumenter på nett. En personalansvarlig kan for eksempel tagge en ny instruks med ”HR-prosedyre” og ”rekruttering”. Slike tags er nyttig for andre som søker informasjon internt. Selv om det er forfatteren som tagger dokumentet i dette eksempelet, muliggjør de fleste sosiale verktøy at leserne også kan putte merkelapper på dokumentene. Ofte er denne muligheten imidlertid møtt med skepsis over manglende kontroll fra ledelsen. Vanlige bekymringer er: Hvordan skal man hindre brukerne i å poste villedende eller uanstendige tags? Hvilke merkelapper skal vi godta og kanskje skal vi også forhåndsdefinere godkjente merkelapper? Slike tanker struper det sosiale potensialet i bedriften.

Måten andre bruker informasjon på avviker ofte noe fra intensjonen til forfatteren/opplasteren. Så om det er tillatt å tagge dokumenter med andre merkelapper, vil det gjøre det lettere å søke opp relevant informasjon internt. Merkingen skal reflektere de ansattes faktiske bruk av dokumentene, ikke bare den umiddelbare hensikten fra den som laster opp.

Tagging kan som så mange andre verktøy kontrolleres. Men om du innfører for streng kontroll vil du mest sannsynlig legge hindringer i veien for deg selv på veien mot å utnytte det sosiale potensialet fullt ut.

Som så mange andre selskaper har du sikkert retningslinjer for hvordan ansatte skal oppføre seg. Det er sannsynligvis ikke tillatt for ansatte å komme med ufine kommentarer i e-postkorrespondanse. De har heller ikke mulighet til å sjikanere kunder eller kolleger. De samme overordnede retningslinjene gjelder også for dine sosiale nettverk og verktøy. Du bør derfor gi ansatte samme frihet innen sosiale samhandlingsverktøy som etablerte kommunikasjonskanaler som e-post.

Det er billigere med tillit enn overvåkning, heter det. Forretningsfordelene du kan oppnå med å styrke det sosiale engasjementet: mer åpen kommunikasjon, en delingskultur som lar ansatte lett finne informasjon og ekspertise, avdekke hvor ressursene finnes – er nesten umulig å få til ved å stramme grepet.

Dine ansatte har et vell av kunnskap og et ønske om å dele. Vurder å gi dem litt mer spillerom for å utnytte fordelene med det sosiale verktøy.

Gå ikke glipp av flere spennende foredrag om samhandling på IBM Smarter Business 2011 på Ullevaal Business Class 8. november. Hør blant annet IBMs social business evangelist Louis Richardsons innlegg “Hvor kommer ideer fra?” – om hvordan kreativitet er en kritisk faktor for å klare seg i konkurransen fremover og hvordan sosiale verktøy kan hjelpe bedrifter å utvikle en kreativ kultur.