Het digitale geheugen van de overheid

Share this post:

Aperitief Pensant

De Rijksoverheid heeft haar informatiehuishouding niet goed op orde. Zo concludeerde de parlementaire ondervragingscommissie na de toeslagenaffaire in de kinderopvang. Hoe heeft het zover kunnen komen? Ging de digitalisering te snel? Had de politiek er simpelweg geen aandacht voor? Of bestaat de juiste technologie nog niet om zo veel data te verwerken? IBM bracht op 25 maart deze experts samen voor een gesprek:

• Jacqueline Rutjens, directeur van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding
• Gerdine Keijzer-Baldé, plaatsvervangend secretaris-generaal bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat
• Jan Gudde, adviseur informatiemanagement bij het ministerie van Defensie, interimmanager ABD

Samenvatting

• De Rijksoverheid gebruikt verschillende, ontoereikende documentbeheersystemen naast elkaar. Dat is duur en onpraktisch. De aandacht gaat nu uit naar een allesomvattend, toegankelijk en gebruiksvriendelijk systeem waar je nu en later informatie uit kunt halen.
• De Nederlandse Rijksoverheid trekt tot 2026 780 miljoen euro uit om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Er is een Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding gekomen en er volgt nu een regeringscommissaris voor informatiehuishouding. Het onderwerp krijgt een belangrijke plaats in de nieuwe i-Strategie Rijk.
• Voor een goed informatiebeheer zijn er afspraken en processen nodig. Hoe ziet een goede nota eruit? Wat bewaren we en hoe zorgen we ervoor dat alle verwante informatie bij elkaar blijft? En welke informatie maken we openbaar en op welke wijze?

Jacqueline Rutjens: “De Rijksoverheid werkt al jaren aan een beter informatiebeheer. Met andere woorden: het bewaren, beheren en delen van gegevens – van appjes over e-mails tot verslagen van vergaderingen. Je hebt dat nodig om mensen te informeren, gefundeerd beleid te maken en je te verantwoorden voor beleidskeuzes. Maar de grote budgetten voor dat informatiebeheer bleven uit. Zo ging het telkens weer mis. En toen moest het grootste drama nog komen: de toeslagenaffaire … Blijkt dat er 26.000 gezinnen gedupeerd zijn omdat er te veel achter de schermen gebeurt, informatie niet toegankelijk is en de Tweede Kamer niet op de hoogte is. Dan wordt het wel ernstig, natuurlijk. Toen heeft het kabinet volgens mij een heel moedig besluit genomen en voor de eerste keer budget op tafel gelegd om die huishouding op orde te krijgen: 780 miljoen euro tot 2026. Daar zetten we nu de eerste stappen mee.”

Zo veel kanalen, zo veel data

Gerdine Keijzer-Baldé: “Vroeger ging het informatiebeheer over papieren dossiers. Ken jij de documentaire informatieverzorgers nog? Jarenlang waren ze het geheugen van de overheid en hielden ze de archieven op orde. Ze zaten voortdurend achter je veren, maar de dossiers waren wél overzichtelijk. Daarna werd alles digitaler. Er kwamen computers en mailsystemen. De budgetten krompen en de informatieverzorgers verdwenen. Want iedereen kon dat informatiebeheer toch zelf wel? En daar ging het volgens mij mis.”

Jacqueline Rutjens: “Door die digitalisering zijn er ontzettend veel informatiekanalen bijgekomen. E-mail, chatberichten, clouds, onlinemeetings, enzovoort. Dat maakt het beheer ervan lastig. Moet je echt alles bewaren wat je als overheidsmedewerker doet, maakt en schrijft? Je moet elke keer nadenken: wat is belangrijk om beleidswerk goed te kunnen doen, nu en later?

“De budgetten krompen en de informatieverzorgers verdwenen, want iedereen kon dat informatiebeheer toch zelf wel?”

– Gerdine Keijzer-Baldé

Noteren en klasseren moet je leren

Kijk jij uit naar klasseerwerk? Die kans is eerder klein. Het is een taak die je vaak uitstelt, die je erbij neemt. En dat merkt ook Jan Gudde: “Ik hoor mensen zuchten en steunen als het over papierwerk en klasseren gaat. Het vraagt tijd die ze liever aan iets anders spenderen. Dat idee moeten we veranderen. Informatiehuishouding is een essentieel onderdeel van je werk. Zoals overleggen en mailen. Je moet je informatie op orde hebben om je werk goed te kunnen doen. En dan volstaat de back-up van je computer niet.”

Jacqueline Rutjens: “Het is zeker belangrijk voor je werk. Maar het vraagt ook veel tijd, tijd die niet iedereen heeft. We hebben binnen het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding de oefening gedaan hoeveel tijd het kost om al je waardevolle e-mails elke dag in mappen te klasseren. Dan heb je dus behoorlijk wat extra mensen nodig om het werk gedaan te krijgen. Dus we moeten wel luisteren naar die bezorgdheid.”

Gerdine Keijzer-Baldé: “Begeleiding is belangrijk. Trainers en experts moeten ons met informatie leren werken volgens de nieuwste principes. En er zijn afspraken nodig over welke informatie we bijhouden én over hoe we die informatie bijhouden. Zoiets complex kun je niet gewoon overlaten aan de goodwill van de mensen.”

Jan Gudde: “Die begeleiding begint al als je iemand nieuw aanwerft. Nieuwe collega’s krijgen bij de overheid een bureau en een computer, en vanaf dan ben je een beleidsmedewerker. Maar zelden krijgt iemand informatie over wat een goeie beleidsnota is, over wat je schrijft en beter niet schrijft en over de bewaring van je documenten. Daar moeten we echt meer aandacht aan besteden – bij ambtenaren, bestuurders en politici.”

“Een nieuwe beleidsmedewerker krijgt zelden informatie over wat een goeie nota is.”

– Jan Gudde

Schrik om informatie openbaar te maken

Het verslag van de parlementaire ondervragingscommissie kinderopvangtoeslag was ook scherp voor de transparantie en openbaarheid van informatie. Gerdine Keijzer-Baldé: “Een broodnodige, maar lastige discussie. Want wat maak je openbaar? Iedereen is voor transparantie tot je je eigen interne keuken moet delen, natuurlijk. Dan is er terughoudendheid. Stel je voor dat jouw naam op een beleidsdocument staat. Mensen vinden je heel makkelijk via Google. Dan wil je niet dat een boze burger jou zwartmaakt op je persoonlijke Facebookpagina of – erger nog – aan je deur staat. Ook daarover moeten we nadenken.”

Jan Gudde: “Dan komt ook de datasoevereiniteit in het vizier: wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor de informatie? En wie is eigenaar van de informatie? Dan spreek ik niet alleen van beleidsmedewerkers. Los van de rijksoverheid zijn er heel wat zelfstandige publieke organisaties en samenwerkingsverbanden. Binnen het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding buigen nu heel wat taskforces zich over die verantwoordelijkheid.”

Naar een allesomvattende en gebruiksvriendelijke aanpak

Om de informatiehuishouding op orde te krijgen, hadden we het al over het belang van duidelijke afspraken en begeleiding. Je hebt nog een element nodig en dat is de technologie. Ook die blijkt momenteel vierkant te draaien.

Jacqueline Rutjens: “Eind 2020 bleek uit een rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed dat de Rijksdienst werkt met een wirwar aan systemen voor documentbeheer. Het ergste is dat bijna geen van die systemen doet wat het moet doen. Het is een puzzelwerk van halve systemen. Als je weet dat het beheer van zo’n documentmanagementsysteem een paar miljoen euro kost, dan is dat een heel ernstige situatie.”

Gerdine: “Het probleem is dat we nooit hebben nagedacht over wat ons einddoel is bij die systemen. Wat willen we uiteindelijk doen met die informatie? Wat moeten die programma’s kunnen, ook op lange termijn. Zo moeten we bouwen aan één allesomvattend, toegankelijk en gebruiksvriendelijk systeem.”

“De Rijksdienst gebruikt een wirwar aan systemen en geen één voldoet.”

– Jacqueline Rutjens

In partnerschap voor een betere informatiehuishouding

Jacqueline Rutjens: “Er is nu het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding dat de rijksorganisaties begeleidt om informatie op orde te brengen en toegankelijk te maken op lange termijn. Er is budget voor de komende jaren. Er komt ook een regeringscommissaris voor informatiehuishouding. En in de komende weken lanceren we een actieplan met de eerste concrete maatregelen. Daarnaast is er de nieuwe i-Strategie van het ministerie van Binnenlandse Zaken waarin open overheidsdata, hergebruik van overheidsinformatie en dus informatiebeheer een prominente rol speelt. We zetten dus voorzichtige stappen. Maar het echte werk moet nog starten en dat kunnen we als overheid niet alleen.”

Gerdine Keijzer-Baldé: “Daarvoor moeten we als overheid over het muurtje durven te kijken, bijvoorbeeld naar de bankensector en verzekeringssector. Zij hebben daar heel wat ervaring mee. We moeten ook in dialoog gaan met technologiebedrijven die ons daarbij kunnen helpen, zij die de technologie in huis hebben om informatie te bewaren, terug te vinden en toegankelijk te maken.”

Jan Gudde: “Hopelijk komt er een tijd dat we niemand meer hoeven te overtuigen van het belang van een goed digitaal archief. Het is de basis om werk van goeie kwaliteit te leveren, om keuzes te kunnen verantwoorden en de volgende generaties te helpen. De eerste stap is nu gezet.”

Future Lab: over de toekomst van informatiehuishouding

Benieuwd hoe je over 10 jaar aan informatiebeheer doet? Neem dan eens een kijkje bij het Future Lab van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding. Ze onderzoeken er nieuwe routines om met informatie te leren werken, nieuwe beroepen – wat dacht je van beleidsbiograaf of digiminimalist – en nieuwe tools om gegevens te delen met burgers. Lees hier > meer over een aantal belangrijke trends en ontwikkelingen die we zien in de digitale omgeving.

Deze blog is een onderdeel van de Aperitief Pensant-reeks: bijeenkomsten over de evoluties rond digitalisering in Nederland, georganiseerd door IBM Benelux. Zie ook Baas over eigen gegevens: pleidooi voor meer datasoevereiniteit.