Werk nog beter op meer dan 1,5 meter

Share this post:

4 tips voor overheden om structureel digitaal samen te werken

We zijn 7 maanden na de uitbraak van de coronacrisis. Jij en je collega’s werken afwisselend thuis en op kantoor. Een aantal grote projecten heeft misschien vertraging of wordt uitgesteld tot normalere tijden. En wellicht duikt er hier en daar een vorm van onlinemeetingmoeheid op. Bij IBM zijn we ervan overtuigd dat het anders kan. Dat je, door je anders te organiseren, ook in deze tijden grote stappen vooruit kunt zetten met je team. Ja, zelfs als iedereen op een afstand werkt. Alles wat we nu leren in deze ongeplande situatie heeft veel toegevoegde waarde, ook als we in de toekomst moeten kiezen voor de beste manier van samenwerken in projecten.

De 4 adviezen van IBM voor een betere wat-relatie (working apart together) Kies je digitale tools per project en per team. Vergeet hoe je het vroeger deed. Digitaal samenwerken vraagt om een totaal andere logica. Burgers bereiken in digitale tijden: breng je customer journey opnieuw in kaart. Wie wacht tot de crisis is overgewaaid, komt hopeloos te laat.

1. De juiste infrastructuur: welke tools werken het best?

Typ in Google ‘samenwerkingstool’ in en ze vliegen je om de oren. Waar begin je je zoektocht? Wel, bijna elk project heeft 6 soorten tools nodig.

1. Realtimecommunicatie (Webex, Microsoft Teams en Zoom)
2. Asynchrone communicatie (Slack, Webex Teams)
3. Samenwerken aan documenten (Box, SharePoint en G Suite)
4. Brainstorming (Mural en Miro)
5. Projectmanagement (Trello, Jira en Asana)
6. Betrokkenheidsmonitor (IBM Garage Squad Insights, Qualtrics EmployeeXM)

Met andere woorden: digitaal samenwerken is veel meer dan videobellen. Welke tools gebruiken jij en je collega’s om van een afstand samen te werken? Jij werkt misschien beter in die ene tool, je collega in een andere en een partnerorganisatie of leverancier in nog een andere. Ons advies is om bij elk team en bij elk project een rondvraag te doen: welke samenwerkingstools passen het best?

Bij IBM ondersteunen we overheden en bedrijven om vlotter en efficiënter met digitale samenwerkingstools te werken. Laat ons weten waar jouw organisatie moeite mee heeft via vvijn@nl.ibm.com.

2. De juiste mindset: digitaal samenwerken lukt niet op de oude manier

Het nieuwe werken

Van een afstand samenwerken, hoe doe je dat? Velen begonnen eraan op de traditionele manier: door synchroon samen te werken. Zo racete je al snel de hele dag door van de ene chaotische onlinemeeting naar de andere. Met als resultaten: barstende hoofdpijn en geen seconde tijd meer om gefocust en inhoudelijk te werken. Vergeet dus je oude gewoontes en maak plaats voor de principes van het echte nieuwe werken. Met onder andere: ruimte voor asynchroon werken. Dat betekent dat iedereen aan het project werkt wanneer dat voor hem past – binnen de afgesproken deadlines en taken. En tussendoor organiseer je korte meetings voor een stand van zaken.

Met leiderschap en gemak naar een cultuurverandering

Voor de meeste overheden is het nieuwe werken een enorme oefening in veranderingsmanagement. En die oefening is nog maar juist begonnen, nu duidelijk wordt dat het digitale werken een blijver is. Directies verschuilen zich weleens achter de boutade: “De mensen willen niet mee”. But it takes two to tango:

1. Top-down: het management moet als early adopter het voorbeeld geven van het nieuwe werken.
2. Bottom-up: iedereen moet al doende het gemak ontdekken van de digitale samenwerkingstools.

En dat laatste begint dus met de afstemming van bij het begin: welke modus operandi werkt het best om van een afstand samen aan een project te werken? En met welke tools kan iedereen goed overweg?

3. Nieuwe manieren om contact te houden met je burgers

Digitale contacten met burgers

Overheden hebben de laatste jaren heel wat geïnvesteerd in digitale dienstverlening en communicatie. COVID-19 heeft die evolutie noodgedwongen versneld. Die digitale crisisoplossingen van de laatste maanden moeten nu ook een structureel karakter krijgen. En dat is hét moment om je dienstverlening onder de loep te nemen.

Want waar loopt het vaak mis? Veel dienstverlening vertrekt vanuit de logica van de overheid in plaats vanuit de logica van de burgers. Om een reisdocument aan te vragen of een vergunning in orde te brengen komen er zo heel wat formulieren, telefoons en mails bij kijken. 

‘Service design’: vertrek van de logica van je doelgroep

Service design is een manier om je dienst te verbeteren of een dienst te ontwikkelen vanuit het perspectief van de gebruiker. Dat doe je door het gewenste proces in korte cycli met de gebruiker en de andere belanghebbenden te ontwerpen. Zo klopte het Belgische ministerie van Buitenlandse Zaken aan bij IBM om de procedure voor de aanvraag van visa grondig te herbekijken. De Nederlandse belastingdienst deed hetzelfde voor de aangifte van de autoverzekeringen.

Case: Social Security Scotland De uitbetaling van sociale uitkeringen in Schotland verliep jarenlang via Engeland. De overheid maakte het de inwoners zó moeilijk dat maar een fractie van de burgers die er aanspraak op maakten die uitkeringen ook echt kreeg. Toen de bevoegdheid verschoof naar Schotland, pakte dat land het helemaal anders aan. De Schotse missie: iedereen die recht heeft op een uitkering moet die ook krijgen, dankzij heel gebruiksvriendelijke en snelle platformen. Samen met IBM verzamelde de overheid input van 2400 burgers om de werking van het nieuwe agentschap, Social Security Scotland, vorm te geven. Schotland lanceerde het platform tussen 2018 en 2019. En al 90% van de burgers die er recht op hebben, dienen hun aanvraag digitaal in.

Benieuwd hoe je met service design het contact met je burgers verbetert? Stuur een mail naar Vincent Vijn via vvijn@nl.ibm.com.

4. Stel projecten niet uit en blijf vernieuwen en verbeteren

Je las het hierboven al: samenwerken op afstand vraagt aangepaste tools en een andere mindset. Die veranderingen zijn altijd lastig. We zien dan ook dat organisaties de neiging hebben om projecten en events voor zich uit te schuiven. Tot alles weer business as usual en dus makkelijker is. Maar dat is wachten op sint-juttemis.

Hoe begin je aan een nieuw project als je op afstand werkt? IBM Garage is daar een goede methode voor. Het is een manier om snel van een probleem of idee naar een bruikbare en gebruiksvriendelijke applicatie of dienst te gaan. Dat doe je in 3 fasen: co-create, co-execute en co-operate. De eerste fase legt de nadruk op het definiëren van het juiste project. Dat doe je onder meer door te brainstormen met gebruikers en andere betrokkenen. Waar zitten de pijnpunten en mogelijkheden? En wat zijn haalbare oplossingen die veel waarde toevoegen? In de tweede fase maak je prototypes en leg je die voor aan de eindgebruikers. Je werkt in korte sprints zodat je snel feedback krijgt en verder kunt sleutelen. In de derde fase rol je de oplossing of dienst voor iedereen uit. Je blijft toetsen of er verbeteringen nodig zijn. 

Deze onzekere coronatijden vragen om vernieuwing. Start een innovatietraject met IBM Garage om ideeën sneller om te zetten in een concrete dienst of een nieuw product. Bekijk het webinar ‘IBM Garage for Government’. In 14 minuten ben je helemaal mee met het concept.

Auteurs: Menno Bouma, IBM Garage Lead en Vincent Vijn, User Experience Lead bij IBM. Aanleiding van de tekst is de presentatie ‘Working Apart Together (As One)’ van IBM tijdens het iBestuur Congres 2020 op 11 september.

Nog meer lezen over het thema? Klik dan door naar Teamwork werkt, ook op afstand.

Menno Bouma

Vincent Vijn