Self-service BI moet je kaderen

Share this post:

Vorig jaar zei ik het al in een blog

self-service business intelligence is een ontwikkeling die zich niet laat stoppen. Veel bedrijven zijn er nu mee bezig, ik zie het dagelijks in de praktijk. Sommige staan nog aan het begin, andere onderzoeken hoe ze het verder kunnen integreren in hun organisatie. Is daarmee het einde van traditionele BI nabij? Nee, zeker niet. De kracht zit in een combinatie van de twee.

Je eigen dashboard

Het gemak van self-service BI is groot: je maakt je eigen dashboard, laadt er de interne en externe data in die je wilt en het systeem visualiseert het resultaat automatisch op de beste manier. Zo worden bedrijven slagvaardiger: zakelijke gebruikers komen snel tot nieuwe inzichten en kunnen direct inspelen op nieuwe kansen. ‘Iedere business unit kan zich zo als een start-up gedragen’, las ik laatst online. Treffend gezegd, er ontstaat inderdaad een enorme flexibiliteit.

Voorkoken of juist niet?

Maar de inzet van selfservice BI moet wel op de juiste manier gebeuren en op de juiste manier worden gekaderd. Je kunt niet zomaar iedere gebruiker loslaten, het vraagt kleine stapjes en een goede begeleiding. Er is ook niet één soort gebruiker, zo blijkt uit onderzoek van Eckerson Group. Het merendeel heeft behoefte aan ‘voorgekookte’ self-service mogelijkheden, met verschillende gradaties van de mate van voorbereiding. Waarin de gebruiker makkelijk en geleidelijk van een consumerende naar een meer exploratieve rol kan doorgroeien. Terwijl een kleine groep power users zelf zijn ruwe data wil prepareren en combineren, om uiteindelijk de ontgonnen informatie te analyseren.

Exploitatie en exploratie

Gartner heeft er een mooie term voor. Bimodale IT: de combinatie van twee aparte, maar coherente werkwijzen waarbij de ene gericht is op voorspelbaarheid en de andere op exploratie. Bij de eerste gaat het erom bekende terreinen verder te exploiteren, door verbetering en digitale innovatie. Bij de tweede om experimenteren: het onderzoeken van nieuwe paden en het oplossen van nieuwe problemen.

Bi-modale BI het best

Deze bimodale visie laat zich uitstekend toepassen op BI. Traditionele BI biedt beheersbare en betrouwbare standaardrapportages die strategische inzichten geven en helpen de dagelijkse taken van de organisatie aan te sturen. Bijvoorbeeld geplande werkvoorraadlijsten, ‘pipeline performance’-overzichten of executive dashboards. Self-service BI staat daarnaast en maakt het mogelijk om nieuwe wegen in te slaan en ‘agile’ te opereren in een snel veranderende omgeving. Denk aan het ad hoc analyseren van recente benchmarkgegevens, het identificeren van nieuwe doelgroepen op basis van gecombineerde marketing- en salesinformatie of het onderzoeken van producttrends aan de hand van interne en externe data.

Juiste balans

Bij IBM kunnen we ons helemaal vinden in een bimodale benadering van BI. In de afgelopen jaren zagen we vaak dat de nadruk op het een of op het ander lag. Van een sterk IT-gedreven BI met één versie van de waarheid, werd overgestapt op een vorm van BI waarbij de business de touwtjes helemaal zelf in handen heeft. Wij geloven in de juiste balans tussen de twee en dat wordt ook ondersteund door ons BI-platform IBM Cognos Analytics: daarmee is het mogelijk om alle soorten eindgebruikers op de gewenste wijze te ondersteunen.

Gecontroleerd over op self-service BI

Met simpele aanpassingen kun je heel gecontroleerd de weg naar self-service inslaan. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van processen voor het goedkeuren van rapporten die door eindgebruikers zelf zijn gemaakt. Voordeel hiervan is dat je niet alleen zicht houdt op de betrouwbaarheid en kwaliteit van de informatie die in je bedrijf omgaat: goedgekeurde rapporten kunnen ook door andere mensen in de organisatie worden gebruikt.

Snel tot resultaat komen

Hoe snel je tot resultaten kunt komen met kleine verbeterslagen, bleek onlangs tijdens een workshop bij een van onze klanten. Behalve dat het dataverwerkingsproces van hun bestaande analyticsplatform werd geoptimaliseerd, hebben we ook de BI-mogelijkheden voor zakelijke gebruikers versimpeld en verbeterd. Zo is het niet meer nodig om data eerst naar Excel te exporteren en handmatig te bewerken: de gegevens worden nu automatisch klaargezet en zijn direct beschikbaar voor gebruik. Hiermee realiseert het bedrijf een grote efficiencyverbetering.

Ook geeft intuïtieve dashboardfunctionaliteit de zakelijke gebruikers op een begeleide en visuele manier inzicht in de onderliggende data. Hierdoor is de business in staat meer zelf te doen en krijgt de IT-afdeling minder rapportaanvragen. Die kan de vrijgekomen tijd mooi benutten voor complexere vraagstukken. Alles bij elkaar een belangrijke stap vooruit!

Wil je ook ervaren hoe IBM Cognos Analytics je helpt selfservice BI effectief in te passen? Probeer de gratis trial