Eindelijk: e-mail opnieuw uitgevonden!

Share this post:

Lang, lang geleden werd e-mail uitgevonden om elkaar op eenvoudige wijze korte berichten te kunnen sturen. Korte vragen of brokjes informatie konden hiermee worden uitgewisseld. Sneller dan de post en gemakkelijker dan een fax of telegram.

Maar de wereld veranderde en ergens ging het mis. E-mail is uitgegroeid tot een communicatiemiddel waarmee we elkaar kunnen bedelven onder grote hoeveelheden informatie, lange stukken tekst en enorm veel berichten. Soms ontstaan problemen doordat technologie sneller evolueert dan de mens (zo werken veel mensen half met papier en half digitaal en dat is vragen om problemen in mijn ogen). Soms ontstaan problemen omdat technologie niet is aangepast aan hoe wij als mensen werken. En bij e-mail is dat laatste het geval.

E-mail bepaalt je werkdag

Bij e-mail gaat het al lang niet meer alleen maar om je e-mail. De kans is groot dat je e-mailprogramma het belangrijkste programma is waar je mee werkt. De gemiddelde kantoormens werkt er 30% van zijn werkdag mee en keert er telkens weer naar terug. Het e-mailprogramma vormt met zijn e-mail, agenda en alle informatie de rode draad van je werkdag. Je vindt er je afspraken, taken en werkzaamheden en daarmee bepalen de e-mail en het e-mailprogramma jouw werkzaamheden. Efficiënt kunnen werken begint dus met een efficiënt e-mailprogramma.

En daar wringt nou net de schoen, want de e-mailprogramma’s die wij kennen zijn gebouwd om jouw e-mail in te verzamelen. Ze zijn niet gebouwd om jou efficiënt te laten werken!

Waar zijn we mee bezig?

Soms denk ik ‘waar zijn we mee bezig’ als het gaat om e-mail. In de trainingen die ik geef over efficiënt werken met e-mail hoor ik veel klachten. Mensen klagen dat ze het overzicht kwijt zijn, dat ze enorm veel e-mail krijgen, over eindeloze discussies en dat anderen niet reageren op hun e-mail. En daarbij hebben veel e-mailprogramma’s zo hun beperkingen in functionaliteit. Overzicht houden in discussies is bijvoorbeeld vaak lastig. Ook het organiseren van je e-mail in je takenlijst of agenda is een hele toer. Of wat te denken van e-mails die je hebt verstuurd, maar waar je nog geen antwoord op hebt ontvangen? Ik verzuchtte geregeld dat het ideale e-mailprogramma nog niet is uitgevonden. Tot nu.

Het opnieuw uitvinden van de inbox

IBM erkent het noodzakelijke kwaad van de mailbox en besloot het volledige concept van de email opnieuw uit te vinden. De designers hebben het oude e-mail principe naar de prullenmand verwezen en hebben e-mail herontdekt, dit keer gedacht vanuit de mens en zijn e-mailgebruik en niet vanuit de applicaties. Het resultaat is een e-mailprogramma dat voor jou werkt, in plaats van andersom.

Natuurlijk blijft een mens maar een mens. En wij mensen hebben van nature de neiging om ons gemakkelijk te laten afleiden en onze concentratie neemt al snel een loopje met ons. Dat zal zo blijven, maar werken met een applicatie die je daadwerkelijk ondersteunt in je werk, kan je daar wel bij helpen. Meer overzicht in je e-mail en in wat je moet doen voorkomt het onrustige gevoel waardoor je constant je e-mail wilt bekijken. En doordat je je e-mail gemakkelijker kunt verwerken, houd je meer tijd over voor je andere werkzaamheden.

Ik heb de eerste launch van Verse gezien en ben echt enthousiast. Zo zie je in één oogopslag of je e-mails hebt ontvangen van jouw belangrijkste klanten of collega’s. Met één druk op de knop organiseer je de e-mails waar je wat mee moet doen of de verzonden e-mails waar je wacht op reactie. En je hebt een goed overzicht van wat je wanneer moet doen vandaag.

Wil je meer van mijn verhaal horen, kom dan naar Connect op 9 juni in Utrecht.

Annemiek Tigchelaar

Annemiek Tigchelaar helpt bedrijven en werknemers die grip willen krijgen op hun e-mail en tijd. Middels persoonlijke begeleiding en trainingen. Zij is auteur van de boeken Grip op je e-mail (Thema 2013) en Stop de stapels (Forte 2011). Sinds de oprichting van haar bedrijf Top Orde in 2004 hielp zij talloze mensen het overzicht terug te winnen, zodat zij weer kunnen werken zonder stress.