Orde scheppen in de mailchaos met IBM Verse

Share this post:

Deze blogpost is geschreven door Omar Davison & Maurice Teeuwe, IBM Connections Cloud Technical Sales Leads, Europe.

Gemiddeld controleren we onze mailbox zo’n 36 keer per uur. We besteden nodeloos veel tijd aan het beantwoorden en klasseren van mailtjes. Neuropsychiater Theo Compernolle polste vorig jaar bij een duizendtal managers hoeveel tijd ze spenderen aan hun dagtaken. Één op twee zei niet meer na te kunnen denken op kantoor. De helft van de respondenten kon maximaal twee keer per week 45 minuten lang op dezelfde taak focussen. Voor vijftien procent was dat één keer, voor nog eens vijftien procent nooit. We doen niet meer waar we betaald voor worden: ons hoofd gebruiken. En de mailbox is één van de grootste schuldigen.

IBM erkent het noodzakelijke kwaad van de mailbox en besloot het volledige concept van de email opnieuw uit te vinden. Het resultaat is Verse, een platform dat medewerkers binnen organisaties via een sociale emailomgeving efficiënter laat samenwerken en communiceren.

De mailbox is dood, leve de mailbox!

In een klassiek emailprogramma komt de stroom emails ongestructureerd binnen. Velen zien na een paar uur door de bomen het bos niet meer en leren zichzelf de foute gewoonte aan om hun mailbox ettelijke keren per uur te controleren op nieuwe informatie. De designers van Verse hebben dit principe naar de prullenmand verwezen. Het platform suggereert personen die voor de gebruiker belangrijk zijn. Niet alleen ziet hij in een oogopslag welke belangrijke contacten nieuwe berichten hebben gestuurd, Verse zal in toekomstige versies ook grafisch weergeven hoeveel ongelezen emails een gebruiker heeft gekregen van zijn management, klanten of collega’s. In de toekomst zal Verse ook op basis van de inhoud van emails voorstellen wat prioritair is, en wat niet.

Stel dat iemand jou via mail een vraag stelt, je zelf het antwoord niet kent maar iemand in CC plaatst die het antwoord wel kent. De kans is groot dat je terechtkomt in een vraag-antwoord sessie waar je helemaal niet bij betrokken wil zijn. Verse gaat de mogelijkheid bieden om deze irrelevante mailstroom te verbergen, waardoor de gebruiker zich kan focussen op de informatie die hij wel nodig heeft om zijn werk te doen.

Informatie zoeken met hetzelfde gemak als online een paar schoenen kopen

Het designteam van Verse is vertrokken van het idee dat elke actie, gaande van mailen, chatten, videoconferencing, het delen van bestanden tot het beheren van een agenda, maximaal twee clicks mag kosten. Één van de gevolgen is het zogenaamde faceted searching. Dat betekent dat gebruikers informatie in hun mailbox kunnen terugvinden met hetzelfde gemak als een paar schoenen kopen in een webwinkel. Een paar schoenen selecteren kan je doen op maat, kleur of type. Zo is het ook met Verse. Gebruikers kunnen informatie terugvinden op basis van tal van parameters, zoals onderwerp, afzender of datum.  Daardoor kunnen ze sneller en gerichter informatie terugvinden, zonder een waslijst aan emails door te scrollen. Hetzelfde geldt voor het zoeken naar URL’s of bijlages. Verse biedt de mogelijkheid om in één klik URL’s en bijlages terug te vinden zonder in elke mail te moeten zoeken.

Wanneer heb je even tijd vandaag? Het is een vraag die werknemers meermaals per dag te horen krijgen. Vervolgens openen ze hun agenda en gaan ze op zoek naar een geschikt tijdslot. Verse draait dit principe om en toont op het centrale dashboard welke tijdslots nog vrij zijn, waardoor gebruikers in één oogopslag zien wanneer ze een meeting kunnen inplannen.

Ik ben op vakantie, misschien kan Watson helpen?

De designers van Verse willen in de toekomst Watson integreren in het systeem. Elke medewerker in een bedrijf zal zich zo kunnen laten bijstaan door het slimste computersysteem ter wereld. In de nabije toekomst zal Watson meetings kunnen inplannen of emails nalezen op de intonatie. Stel dat een manager een werknemer om iets vraagt waar hij eigenlijk geen tijd voor heeft, dan heeft menig medewerker de neiging om negatief of kort te reageren. Watson herkent die intonatie en zal een positieve, diplomatische suggestie doen. En er is meer.

Wanneer iemand vandaag een mailtje stuurt of een vraag stelt in het sociale bedrijfsnetwerk aan een klant of collega die op vakantie, houdt het gesprek op bij een out of office notificatie. Daardoor missen mensen cruciale informatie om hun werk verder te zetten en moeten ze wachten tot de collega of klant in kwestie terug is. Dat kan beter. Op termijn zal Watson een suggestie doen wanneer hij het antwoord op een vraag denkt te weten. Ook wanneer de contactpersoon op vakantie is. Watson maakt daarbij gebruik van alle data die binnen de organisatie beschikbaar is. Zo kunnen werknemers blijven samenwerken ongeacht de vakantieperiodes van collega’s, klanten of leveranciers. Wanneer iemand het antwoord van Watson liket, gaat het betrouwbaarheidspercentage omhoog voor een volgende persoon die dezelfde vraag stelt.

Email is één van de belangrijkste veranderingen op de werkvloer van de afgelopen dertig jaar. Tegelijkertijd is het uitgegroeid tot één van de grootste organisatorische lasten. Het designteam achter Verse heeft het platform ontwikkeld om mail terug functioneel te maken, in plaats van een organisatorische last. Laten we binnenkort allemaal onze mailbox voor ons werken in plaats van omgekeerd?

 Top 10 features

1. Ga onmiddellijk na welke taken anderen nog voor jou moeten uitvoeren.
2. Verberg nutteloze emailstromen
3. Faceted searching – gericht informatie zoeken in je mailbox, met hetzelfde gemak als een paar schoenen kopen in een webwinkel.
4. Vraag het aan Watson – in de toekomst zal Watson waarschijnlijk meetings kunnen inplannen, je emails kunnen nalezen op de juiste toon en een antwoord geven op elke mogelijke vraag.
5. Naadloze integratie met IBM Connections Cloud
6. Overzicht van alle URL’s en bijlages die personen hebben gedeeld.
7. Publiceer meteen interessante informatie uit je inbox op een blog in de cloud.
8. Team analytics – weet meteen welke rol een contactpersoon heeft binnen een organisatie.
9. Share on sending – Stuur geen bijlages meer, maar laad het bestand automatisch in de cloud op tijdens het versturen van een email.
10. Location awareness – Verse geeft weer in welke tijdzone een contactpersoon werkt, zodat de gebruiker meteen ziet wanneer hij een antwoord terug kan verwachten op een mail.

registreer je nu voor Verse: http://www.ibm.com/social-business/us/en/newway/