Automatizar para sobrevivir: por qué las empresas están transformando los costes y la liquidez mediante flujos de trabajo inteligentes

Salir reforzados

La conmoción inicial de la COVID-19 ha dado paso a un período de reflexión y reconstrucción en el que tenemos la oportunidad de reimaginar cómo funcionan los negocios. Para desafiar las creencias más arraigadas sobre lo que realmente importa para la viabilidad, competitividad y salud de nuestras organizaciones y personas.

En esta serie de blogs, cinco expertos de IBM examinan los cambios que se han producido y visualizan un futuro en el que la inteligencia de la tecnología y una fuerza de trabajo adaptable y capacitada se unen para desbloquear el nuevo potencial de la Empresa Cognitiva. Ahora, más que nunca, es hora de poner en práctica toda esa inteligencia.

Las empresas de todo el mundo se están recuperando del impacto de la pandemia de la COVID-19, enfrentándose a una realidad económica que nunca habían imaginado. En todos los comités de dirección se está estudiando alguna forma de reducción de costes. Sea lo que sea lo que se vislumbra – y esto varía notablemente de una industria a otra – la tecnología debe formar parte de la ecuación.

Las organizaciones inteligentes están transformando los costes operativos de sus empresas utilizando flujos de trabajo inteligentes completamente automatizados que además incorporan tecnologías exponenciales en todos sus procesos, de principio a fin. Utilizarán sus datos para generar conocimiento y garantizar la capacidad de predicción – y cuando entremos en la “normalidad diferente”, cosecharán los beneficios en forma de resultados excepcionales y diferenciación.

Ser más inteligentes con los datos

Las organizaciones que sobrevivirán a la conmoción inicial del confinamiento se enfrentan a la necesidad de reinventar su empresa: su cadena de suministro, sus costes y su liquidez. Cuando reinventen sus costes, deberán eliminar esfuerzos manuales. En el pasado pueden haber experimentado con la automatización de procesos robotizados (RPA) de tareas aisladas, pero ahora deben pensar en grande. El progreso verdadero vendrá de la automatización inteligente de procesos de principo a fin, no solo de soluciones puntuales.

No es inusual que las empresas ejecuten múltiples sistemas CRM y ERP, ya sea el resultado del crecimiento inorgánico a través de adquisiciones o de la necesidad de procesos diferentes para los distintos mercados. Ahora ven que, ya que cada sistema utiliza diferentes datos subyacentes, todos los cambios en los procesos requieren una intervención humana y, por ello, tienen un coste asociado. Con tantos planes de inversión suspendidos, pocas tienen el presupuesto para consolidar esos sistemas.

Los flujos de trabajo inteligentes son un salvavidas, porque extraen datos en una capa por encima de la tecnología. La manipulación y automatización de los datos tiene lugar en esta capa y, en lugar de crear un lago de datos, depura y devuelve datos de mejor calidad a los sistemas que dependen de ellos. Por ejemplo, los pedidos de cliente pueden llegar con distintos grados de precisión; es posible hacer una sencilla corrección de código postal mediante un flujo de trabajo con IA para marcar y validar rápidamente la información frente a los datos contenidos en otro sistema CRM.

Continuidad sin contacto

La planificación de la continuidad de negocio solía centrarse en mover la producción a la ubicación más eficaz y eficiente. Con la importante limitación actual de movimiento de personas en todo el mundo, para algunas ha supuesto la imposibilidad de suministrar físicamente en cualquier lugar. Las empresas están lidiando con la cuestión de cómo reducir lo máximo posible su dependencia de un equipo humano.

Se requiere una automatización extrema; todo proceso básico que no necesite realmente la intervención humana puede ser ejecutado por lo menos igual de bien que por una máquina. Esto puede requerir que los clientes cambien su comportamiento, pero con todo lo que está sucediendo, el momento es ahora. Las personas se muestran dispuestas a interactuar digitalmente en muchas facetas de la vida; pedir a un cliente que informe de la pérdida de una tarjeta de crédito a través de una aplicación en lugar de hacerlo por teléfono, por ejemplo, no debe ser difícil.

Las empresas deben buscar oportunidades para reducir la dependencia del idioma de tal foma  que sus personas puedan estar ubicadas en cualquier lugar del mundo. Deben combinar tecnologías inteligentes para crear puntos de contacto con los clientes que sean útiles y rentables. Esto solo es posible con el tipo de automatización de extremo a extremo que ofrecen los flujos de trabajo inteligentes.

Transformación del talento

Aunque el objetivo sea la automatización de extremo a extremo, en realidad, la tecnología no puede resolver todos los desafíos a los que se enfrenta una compañía. Personas, procesos y tecnología deben convivir de forma constante para obtener el mejor resultado para los clientes y para la empresa. Las tareas más sencillas serán las primeras que deberán automatizarse; después vendrán los procesos más complicados.

Es necesario gestionar y recualificar a las personas para que lleven a cabo esos procesos complicados. Y para gestionar los procesos más complejos, también deben estar mejor informados a través de operaciones más inteligentes que utilicen tecnologías de IA.

Esta fuerza laboral más inteligente debe ser más ágil, formar equipos rápidamente de acuerdo con los requisitos de los proyectos y resolver los problemas de forma iterativa. Los empleados deben adoptar un modelo de aprendizaje continuo y tener la flexibilidad para cambiar las funciones del puesto de trabajo a medida que evolucione la empresa. La adaptabilidad se ha convertido en una de las habilidades más codiciadas en los empleados.

Priorizar la predicción

Otro imperativo importante a medida que vamos avanzando en la pandemia es la capacidad de predicción de los indicadores clave de rendimiento. Para el director financiero es liquidez; para el director de marketing es la marca; para el director de recursos humanos es la gestión de una plantilla que se ha visto alterada; para el director general es una combinación de cadena de suministro, ingresos y personas. Sea cual sea el foco, la capacidad de predicción y de realizar pronósticos es esencial. Con una mayor automatización, los líderes de negocio pueden actuar de forma proactiva antes de que un riesgo se convierta en un problema. Por ejemplo, el director financiero necesita saber cuál será el capital circulante de la compañía en el siguiente trimestre y cómo pueden optimizarlo. Con las herramientas adecuadas, los directores financieros pueden mejorar tanto el cobro de sus cuentas pendientes, como el pago de las cuentas a pagar. Para la industria de productos de consumo, este nivel de automatización podría frenar las fugas de ingresos y asegurarse de que lo que se contrata es lo que se paga.

El concepto de la torre de control puede ayudar a las empresas a tener una mayor visión a partir de los datos de que disponen, adicional  al conocimiento de las fluctuaciones del mercado, para tomar mejores decisiones de negocio – todo ello basado en la automatización y los flujos de trabajo inteligentes.

Estamos asistiendo a una completa reinvención de los modelos de negocio tal como los conocemos; aquellas compañías que ya hayan empezado a dar pasos importantes en su transformación digital y dispongan del talento necesario para respaldarlo, se adaptarán a esta normalidad diferente y le harán frente. Con la transformación de sus costes operativos mediante flujos de trabajo inteligentes, las empresas obtendrán la liquidez que necesitan para llevarlo a cabo.

Sabemos que aún queda camino por recorrer para salir de la crisis actual y no podemos suponer que la vida volverá a ser como antes. Las organizaciones deben reducir su dependencia de las personas, simplificar sus operaciones y automatizar todo lo que puedan. Con esta mentalidad, estarán preparadas para todo.

Sea cual sea la experiencia de su empresa en la pandemia, IBM puede ayudarle a entender el presente y avanzar hacia el futuro. También puede obtener más información sobre la propuesta de valor de IBM para aumentar la resiliencia mediante la IA y la automatización.

Ranjini Suri
Cognitive Process Services Leader, IBM Services Europe