Transformar la forma en que trabajamos

Belén Gancedo, Directora de Soluciones de Colaboración de IBM España, Portugal, Grecia e Israel

Es posible que en nuestro día a día nos encontremos con un diluvio de correos electrónicos que, a veces, no sabemos cómo gestionar. Esta circunstancia se da porque nuestras herramientas de email se inventaron mucho antes de que Internet se convirtiera en un entorno social. El correo electrónico es una tecnología que ha cambiado muy poco desde su creación hace más de 30 años. Y el efecto de las nuevas herramientas sociales, la tecnología móvil y cloud han provocado un cambio significativo en las expectativas de los consumidores respecto al correo electrónico, las interacciones sociales y otras herramientas de colaboración.

Precisamente el espíritu social y de colaboración es lo que impera en la nueva solución IBM Verse, un sistema de correo electrónico diseñado para compartir, con conexión a páginas sociales y blogs en un solo clic, que permite a los empleados trabajar juntos constantemente, de forma intuitiva y sencilla. El hecho además de que esté en la nube, y que tenga una capacidad de búsqueda rápida, que no necesite que nos preocupemos más por archivar emails en carpetas separadas, son algunas de las claves que muestran que esta solución ha cambiado la forma en que trabajamos permitiéndonos dedicar más tiempo al trabajo y menos al mail.

IBM Verse es pionera en su área, ya que es la primera herramienta en que la experiencia de usuario está totalmente basada en conversaciones entre personas. Mail, colaboración, analítica inteligente con acceso web y móvil en un entorno único de colaboración. En el diseño de IBM Verse hay tres conceptos importantes:

1. Un sistema que me conoce: Con una rápida localización y priorización de las principales tareas, la inteligencia integrada analiza el comportamiento y preferencias de los usuarios para personalizar y a veces predecir la experiencia del mail social de los empleados.
2. Claridad sobre el desorden: Su intuitiva interfaz de usuario diseñada para dispositivos móviles y entornos web permite tomar decisiones rápidamente basándose en el contenido y las conversaciones diseminadas en diferentes herramientas como email, calendario, tareas, redes sociales, chats, reuniones online y documentos.
3. Del “yo” al “nosotros”: Para ser más efectivos, necesitamos situar a las personas y equipos involucrados en alguna tarea o proyecto. Los usuarios pueden ver los perfiles de empleados y entender las relaciones entre individuos y equipos. Los blogs son tan sencillos como los mails. Compartir archivos en cloud permite además a los usuarios previsualizar un archivo sin necesidad de descargarlo.

El desarrollo de una solución de estas características ha sido fruto una inversión de 100 millones de dólares en innovación. A la hora de diseñar el producto, un estudio de mercado arrojó una conclusión obvia y reveladora al mismo tiempo: la experiencia tenía que centrarse en las personas y en las conversaciones, no en una lista plana de mensajes impersonales. Se observó una pérdida de productividad de los usuarios que tenían que explorar en bandejas de entrada repletas para encontrar la información requerida. Por ello, los desarrolladores se centraron en explorar las conexiones humanas y sociales, con el fin de dar al usuario la posibilidad de construir sus propias redes de personas con las que interactuaban habitualmente en su puesto de trabajo. Las comunicaciones entre persona y persona se convirtieron en el foco principal de los diseños.

Por otro lado, se vio una pérdida de productividad en la clasificación de las bandejas de entrada, donde encontrar un mensaje importante a veces resulta una verdadera proeza. Pero la idea no era separar automáticamente los mensajes, lo que implicaría nuevas carpetas de clasificación, sino saber utilizar la analítica para crear un entorno más inteligente y efectivo.

También descubrimos que entre el 25 y el 40 por ciento de mensajes son tareas que realizar, y que se pierden muchas veces en el flujo de mensajes. Nuestro objetivo no solo era ayudar a los usuarios a saber qué mensajes precisaban algún tipo de acción, sino también detectar los que necesitan la acción de otros. El objetivo es guiar a los usuarios intuitivamente a las tareas más importantes y, a la vez, ofrecer un contexto mucho mayor de las personas y equipos con los que colaboran más frecuentemente. El diseño de la herramienta también fue crucial en IBM Verse para ofrecer una experiencia de usuario única.

En definitiva, se trata de una nueva forma de trabajar, una revolucionaria solución de correo electrónico social que actúa más como un asistente personal, nos conoce a nosotros y lo que consideramos que es importante, las personas y los grupos clave con los que interactuamos, y al mismo tiempo, nos permite concentrarnos en el trabajo que realmente importa.

(*) Artículo publicado originalmente en Hipertextual el 30 de abril de 2015.